" إن الأفكار التي ترد إلينا من خلال غالبية جلسات توليد الأفكار عادة ما تكون أفكارا سطحية وتافهة وتفتقر إلى الواقعية . ونادرا ما تكون مفيدة ، ومع ذلك ، فإن عملية تجميع الأفكار تشعر أولئك الذين لا يتميزون بالإبداع أن لهم إسهامات ملموسة وأن الآخرين يصغون إليهم "
هارفي بلوك ، المدير التنفيذي لأنظمة بوكينون
سبق لنا جميعا أن حضرنا تلك الاجتماعات المتوالية ، التي تمتلئ بأشخاص يكتبون بشكل غير منظم ، وقوائم مكتوبة على ظهر مظروف خطاب أو من وحي اللحظة ، وقد تظهر فيها مفاجآت غير متوقعة في سير العمل ، وربما تتميز بقلة المعلومات وغياب التركيز وتشتت الانتباه .
يجب عليك عقد اجتماعات بوصفك مديرًا وأن تجعل هذه الاجتماعات فعالة ، حدد مسبقا الهدف من الاجتماع وتأكد أنك سوف تصل إلى هذا الهدف .
تعقد الاجتماعات بصفة أساسية لأربعة أهداف فقط :
- خلق ودمج فريق .
- إعطاء معلومات .
- توليد الأفكار ( واتخاذ قرارات )
- جمع معلومات ( واتخاذ قرارات )
بعض الاجتماعات تأخذ واحدًا أو أكثر من هذه الأشكال ، ولكن عليك أن تنتبه وأن تجعل ذلك هدفا تسعى لتحقيقه ، فإذا كان الهدف من الاجتماع هو توصيل معلومات ، عليك القيام بذلك ثم مغادرة المكان على الفور ، أما إذا كان الاجتماع متعلقا بمعلومات تريدها ، فهذا يعد نوعا مغايرا من الاجتماعات ومن ثم له أهداف مغايرة . وعليك أن تدرك أن بعضا من هذه الاجتماعات يعقد لإتاحة الفرصة لأعضاء الفريق المقابلة بعضهم البعض ، وإيجاد نوع من التفاعل الاجتماعي بينهم ، وزيادة معرفة بعضهم البعض ، وكذلك رؤيتك وأنت تقوم بدورك الحقيقي كمدير للفريق .
إذا أردت أن يكتب النجاح للاجتماعات التي تعقدها ، فعليك أن تمسك بزمام الأمور جيدًا ـ حيث لا يوجد مجال للتهاون الديمقراطي هنا ، فأنت المدير وأنت المسئول ـ وهذه هي خلاصة الأمر . وحتى تكون فعالا يجب عليك ألا تترك فرصة لأحد لكي يستغرق في الذكريات ، وأن يتحدث على نحو غير مترابط أو أن يسهب في الحديث أو أن يرفض السكوت ، يجب أن تكون هذه الاجتماعات سريعة وأن يكون الانتهاء منها بأسرع ما يمكن .
لا تقم بأي شيء آخر - أبدًا . وإذا كان هذا الشيء مهماً فلابد أن يكون مدرجا في أجندة الاجتماع . وإذا لم يكن مدوناً فيها فلا يجب التطرق إليه مطلقا . فالقيام بعمل آخر لا يختلف عن شخص يريد أن يحصل على شيء على حساب شخص آخر ، فلا تسمح بذلك - مطلقا .
اعقد هذه الاجتماعات في نهاية اليوم وليس في بدايته . حيث يكون الجميع متلهفاً على الانصراف إلى المنزل ، وهذا ما يجعل الاجتماع قصيرا ، أما في بداية النهار يكون لدى الجميع وقت طويل للكلام والاستطراد بعيدا عن الموضوع ، ولكن بالطبع إذا كان الهدف من الاجتماع هو خلق نوع من الترابط بين أفراد الفريق ، فإنه يمكن عقد هذه الاجتماعات - وبشكل يعلوه المرح - في بداية العمل .
حدد الاجتماعات التي يمكنك القيام بها عن طريق البريد الإلكتروني ، والتليفون ، والفيديو المرئي ( واستبعاد أي شخص غير ضروري ) .
ابدأ الاجتماعات في الوقت المحدد لها مع عدم الانتظار لأي فرد . ولا تكرر شيئاً لمن حضر متأخرًا أبدًا . فإذا كان قد فاتهم شيء فإنه يمكنهم الحصول عليه من الآخرين بعد انتهاء الاجتماع وسوف يلقنهم ذلك درسا بأن يأتوا في الموعد المحدد في المرة القادمة ، وهناك نصيحة مهمة ـ لا تحدد موعد الاجتماعات في تمام الساعة ، بل قل دائما 03:10 بدلا من الساعة الثالثة . وستجد أن فريق العمل أم أكثر انضباطا في المواعيد إذا التزمت بتلك الطريقة .
يجب أن تحدد موعد الاجتماع مقدما بوقت كافِ ، ولكن ليس بعيدا جدا ـ حتى لا تعطي فرصة لأحدهم بالتعلل بانشغال مسبق . أكد على الموعد مع الجميع حتى توقن أنهم يتذكرون موعد الاجتماع ويمكنهم الحضور .
عليك أن تحدد من يقوم بتسجيل وقائع الاجتماع ، وتأكد من أنهم يقومون بذلك على الوجه الذي يرضيك . ولست في حاجة لأن تكون متسلطا أو عدوانياً بهذا الشأن ، كل ما عليك أن تكون حازما ، وودودًا وممتلكا لزمام الأمور تمامًا .
تأكد من أن كل نقطة تم تدوينها في مذكرة الاجتماع قد انتهت ووضعت لها خطة عمل ـ لأن عدم وجود خطة عمل - أو قرار - معناه أن الاجتماع كان مجرد دردشة .
إذا أصبحت الاجتماعات كبيرة - أكثر من ستة أفراد - فابدأ في تقسيمهم إلى لجان واجعل كل لجنة توافيك بالتقارير .
وأهم من ذلك كله ـ عليك أن تحفظ هذه القاعدة عن ظهر قلب ـ أن كل الاجتماعات لابد أن يكون لها هدف محدد ، وفي نهاية الاجتماع يجب أن تكون قادرا على الحكم على مدى وصولك إلى هذا الهدف من عدمه ، ولا تنس أيضا أن عقد الاجتماعات على مقاعد غير مريحة ( أو وقوفا ) يسرع من وتيرة الأمور بشكل ملحوظ .
المصدر: قواعد الإدارة لريتشارد تمبلر.